Algemene voorwaarden

Algemene Voorwaarden Actus Notarissen N.V.

Begrippen

1.     a.     Actus Notarissen N.V. (hierna “Actus”) is een naamloze vennootschap naar Nederlands recht, statutair gevestigd te Amsterdam en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 34303539.

         b.     Actus verricht werkzaamheden onder de handelsnamen Actus Notarissen en Actus Wonen.

         c.     De natuurlijke personen die indirect aandeelhouders van Actus zijn, worden in deze algemene voorwaarden aangeduid als “partners”.

         d.     Onder de “aan Actus verbonden personen” worden begrepen:

                   –        de personen die partners zijn, zijn geweest of op enig tijdstip worden, directe en indirecte aandeelhouders van Actus en andere bestaande en toekomstige deelnemingen van partners en

                   –        personen die werken of werkten voor of anderszins verbonden zijn of waren aan Actus in de hoedanigheid van bestuurder, werknemer, adviseur, freelancer of in een andere hoedanigheid.

         e.     Onder “cliënt” wordt verstaan de persoon die met het oog op het verrichten van werkzaamheden door Actus een overeenkomst met Actus aangaat of zal aangaan of ter zake van deze werkzaamheden anderszins in een rechtsverhouding tot Actus staat.

         f.       Onder “werkzaamheden” wordt mede verstaan het verrichten van diensten of andere prestaties hoe ook genaamd.

         g.     Een verwijzing in deze algemene voorwaarden naar “personen” omvat de verwijzing naar natuurlijke personen, rechtspersonen en andere entiteiten.

Werkingsgebied

2.     1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle werkzaamheden verricht of te verrichten door of namens Actus en op alle rechtsverhoudingen van Actus met derden.

2.     2. De toepasselijkheid van andere algemene voorwaarden, zoals die van de cliënt, worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Opdrachten

3.     1.     Alle opdrachten worden uitsluitend aanvaard en, onverminderd het bepaalde in artikel 4, uitgevoerd door Actus. Dit geldt ook wanneer het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht wordt uitgevoerd door een of meer aan Actus verbonden personen. De toepasselijkheid van de artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 en 7:409 van het Burgerlijk Wetboek is uitgesloten.

3.     2.     De uitvoering van aan Actus verstrekte opdrachten geschiedt uitsluitend ten behoeve van de cliënt. Tenzij Actus daarmee vooraf schriftelijk heeft ingestemd, worden door Actus aan de cliënt gegeven adviezen niet aan derden verstrekt of ter inzage gegeven. Derden kunnen aan de uitvoering van de voor de cliënt gegeven werkzaamheden geen rechten ontlenen.

3.     3.     De bepalingen van dit artikel 3 zijn naar analogie van toepassing indien werkzaamheden worden verricht anders dan op grond van een overeenkomst van opdracht.

Derden

4.     1.     Indien Actus in verband met de aan haar opgedragen werkzaamheden een derde, niet zijnde een aan haar verbonden persoon, inschakelt, zal Actus bij de selectie van deze derde de nodige zorgvuldigheid in acht nemen.

4.     2.     Actus is niet aansprakelijk voor fouten of tekortkomingen van deze derde in de uitvoering van zijn werkzaamheden. Actus heeft het recht een beperking van aansprakelijkheid die een derde mocht bedingen, namens de cliënt te aanvaarden.

4.     3.     De cliënt stemt er mee in dat Actus aan deze derde die informatie verstrekt welke nodig is voor de juiste en tijdige totstandkoming van de opgedragen dienst. In dit kader zullen ook persoonlijke gegevens ter kennis kunnen worden gebracht van deze derde. Actus verstrekt de bedoelde informatie uitsluitend ten behoeve van de opgedragen dienstverlening. De cliënt stemt er tevens mee in dat Actus en de bedoelde derde ten behoeve van de informatieverstrekking (mede) gebruik maken van elektronische communicatiemiddelen.

Beperking aansprakelijkheid

5.     1. Iedere aansprakelijkheid van Actus voor werkzaamheden verricht of te verrichten door of namens Actus of anderszins verband houdende met een aan Actus verstrekte opdracht of een andere door Actus ter zake van werkzaamheden aangegane rechtsverhouding of wegens dienstweigering is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval uit hoofde van de door Actus gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en) is of wordt uitbetaald, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat in het betreffende geval op grond van die verzekering(en) voor rekening van Actus komt. Deze beperking van aansprakelijkheid van Actus geldt ongeacht of de aansprakelijkheid voortvloeit uit een overeenkomst, de wet (zoals onrechtmatige daad) of een andere rechtsgrond. Op verzoek worden over de (dekking onder de) door Actus gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en) inlichtingen verstrekt.

5.     2. Indien onder de door Actus gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en) in het betreffende geval geen uitkering wordt gedaan, is de aansprakelijkheid van Actus, ongeacht de grondslag daarvan, beperkt tot een bedrag van tienduizend euro (€ 10.000,00).

5.     3. Iedere aansprakelijkheid van de aan Actus verbonden personen jegens de cliënt en derden verbonden aan de cliënt (daaronder mede begrepen huidige of voormalige bestuurders, werknemers, aandeelhouders of groepsmaatschappijen van de cliënt) is uitdrukkelijk uitgesloten. De cliënt doet, mede namens de aan de cliënt verbonden derden, zo nodig bij voorbaat afstand van alle rechten en vorderingen die zij uit welke hoofde ook mochten verkrijgen jegens de aan Actus verbonden personen.

5.     4. Onverminderd het bepaalde in artikel 3.1. en in artikel 5.1. kan op deze algemene voorwaarden en de daarin opgenomen uitsluiting of beperking van aansprakelijkheid ook een beroep worden gedaan door en ten behoeve van:

                   a.     iedere persoon betrokken bij de uitvoering van de opdracht of op wie in verband daarmee, op welke grondslag ook, enige aansprakelijkheid rust of mocht komen te rusten; en

                   b.     de aan Actus verbonden personen en hun respectievelijke rechtsopvolgers onder algemene titel.

Vervaldatum

6.     Alle vorderingsrechten jegens Actus in verband met de uitvoering van de door Actus verrichte of opgedragen werkzaamheden (daaronder mede begrepen vorderingen tot vergoeding van schade) of dienstweigering vervallen één jaar na de dag waarop de cliënt bekend werd of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn met het bestaan van deze vorderingsrechten respectievelijk de schade en de mogelijke aansprakelijkheid van Actus daarvoor. In alle gevallen vervallen deze vorderingsrechten na verloop van twee jaar nadat de werkzaamheden door of namens Actus zijn uitgevoerd.

Vrijwaring

7.     Behalve in geval van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van Actus, vrijwaart de cliënt Actus en de aan haar verbonden personen voor, en zal de cliënt Actus en de aan haar verbonden personen schadeloos stellen ter zake van, alle vorderingen en rechtsvorderingen die een derde op enig tijdstip op Actus of een aan haar verbonden persoon mocht hebben of jegens Actus of een aan haar verbonden persoon mocht instellen en die voortvloeien uit of verband houden met door Actus ten behoeve van de cliënt verrichte werkzaamheden. Deze vrijwaring omvat mede kosten van juridische bijstand.

Honorarium en kosten

8.     1.     Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is de cliënt aan Actus een honorarium verschuldigd dat wordt berekend op basis van het aantal bestede uren vermenigvuldigd met de toepasselijke uurtarieven zoals deze door Actus van tijd tot tijd worden vastgesteld.

                   Indien een gebruikelijk vast kantoortarief van toepassing is, is dit tarief door de cliënt verschuldigd.

                   Indien een modulair opgebouwd tarief van toepassing is, is de cliënt het tarief verschuldigd dat geldt voor de betreffende van toepassing zijnde modules.

8.     2.     Indien voor werkzaamheden offertes zijn afgegeven, is Actus bevoegd voor extra werkzaamheden die niet bekend waren op het moment van het geven van de opdracht, op basis van gemaakte uren te declareren. Dit kan ook indien vertragingen ontstaan in aanlevering van stukken en gegevens door de cliënt of derden. Actus zal dit in voorkomend geval tijdig aan de cliënt melden.

8.     3.     Naast het honorarium is de cliënt aan Actus verschuldigd de verschotten (externe kosten) die Actus ten behoeve van de cliënt heeft betaald. Alle verschuldigde bedragen worden vermeerderd met de daarover verschuldigde omzetbelasting tegen het van tijd tot tijd geldende tarief.

8.     4.     Indien sprake is van een voorschot, wordt dit verrekend met de laatste declaratie uit hoofde van de opdracht.

8.     5.     Na afloop van de opdracht en in ieder geval na betaling van de declaratie wordt de cliënt geacht de juistheid van de declaratie te hebben aanvaard, tenzij de cliënt voordien schriftelijk bezwaar heeft gemaakt.

Betalingen

9.     1.     Declaraties die betrekking hebben op bepaalde concrete akten waarbij het gebruikelijk is dat deze declaraties vooraf worden betaald, dienen uiterlijk ter gelegenheid van het verlijden van de betreffende akte te zijn voldaan, indien geen eerdere betaling is overeengekomen.

9.     2.     Alle andere declaraties van Actus dienen binnen veertien dagen na de factuurdatum te worden betaald. In geval van niet tijdige betaling heeft Actus het recht de wettelijke rente over het onbetaalde bedrag in rekening te brengen vanaf de vijftiende dag na de factuurdatum.

9.     3.     Indien op verzoek van de cliënt de factuur wordt gesteld ten name van een derde, zoals een op te richten rechtspersoon, ontslaat dit de cliënt niet van zijn eigen gehoudenheid tot betaling daarvan. In geval de opdracht is verstrekt door meerdere cliënten is iedere opdracht verstrekkende cliënt hoofdelijk tot betaling verbonden.

9.     4.     Indien sprake is van voortdurende opdrachten is Actus bevoegd periodiek (op maandbasis of per kwartaal) achteraf te declareren ter zake van de verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten.

9.     5.     Het staat de notaris vrij om werkzaamheden die naar het oordeel van Actus enig uitstel dulden, uit te stellen totdat de declaratie is betaald.

Depotgelden

10.  1.     Het bepaalde in dit artikel is van toepassing op:

                   –        gelden die op een kwaliteitsrekening van Actus in depot zijn gestort en waarvan door de notaris of diens waarnemer is vastgesteld dat tussen de bij de depotverhouding betrokken partijen (nog) geen of geen volledige overeenstemming bestaat omtrent de uitbetaling daarvan; en/of

                   –        gelden die ingevolge de voor het notariaat geldende regelgeving bij de notaris in depot dienen te zijn gesteld.

10.  2.     Actus zal slechts in de hierna vermelde situaties overgaan tot uitbetaling van gelden behorende tot een depot aan een daarbij betrokken partij:

                   –        indien een schriftelijke en in voorkomende gevallen gelijkluidende opdracht tot uitbetaling van alle bij het depot betrokken partijen heeft ontvangen; of

                   –        na een rechterlijke uitspraak die in kracht van gewijsde is gegaan dan wel uitvoerbaar bij voorraad is verklaard en in dat geval overeenkomstig die uitspraak.

10.  3.     Belanghebbenden die bij een notarieel depot partij zijn, hebben in verband met het vorenstaande slechts een voorwaardelijke aanspraak jegens Actus en wel onder de opschortende voorwaarde dat – en in de mate waarin – een bedrag een partij als rechthebbende uiteindelijk zal blijken toe te behoren.

10.  4.     Het in dit artikel bepaalde is van toepassing in alle gevallen waarin ofwel een depotakte of escrow-overeenkomst ontbreekt ofwel de depotakte of escrow-overeenkomst niet voorziet in een naar het oordeel van de notaris duidelijke uitbetalingsregeling.

Wwft

11.  Op grond van geldende wet- en regelgeving, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (hierna “Wwft”), is Actus verplicht de identiteit van haar cliënten en hun uiteindelijke begunstigde(n) vast te stellen en moet Actus onder omstandigheden ongebruikelijke transacties in de zin van de Wwft melden aan de autoriteiten.

         De Wwft verbiedt Actus aan de cliënt of anderen mee te delen dat zij een dergelijke melding aan de autoriteiten heeft gedaan.

Elektronische communicatie

12.  1.     Elektronische communicatie, waaronder e-mail, geldt als schriftelijk.

12.  2.     De cliënt stemt in met elektronische communicatie en erkent dat deze niet veilig is. Actus is niet aansprakelijk indien elektronische communicatie wordt onderschept, gemanipuleerd, vertraagd, verkeerd wordt doorgestuurd of wordt geïnfecteerd met een virus.

12.  3.     In het geval dat de cliënt handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, is de toepasselijkheid uitgesloten van artikel 6:227b lid 1 van het Burgerlijk Wetboek, dat betrekking heeft op het verstrekken van informatie in het elektronisch handelsverkeer, en van artikel 6:227c van het Burgerlijk Wetboek, dat betrekking heeft op de wijze waarop overeenkomsten in het elektronisch handelsverkeer worden aangegaan.

Kwaliteitsrekening en rente

13.  1.     Actus kan in het kader van de uitvoering van werkzaamheden gelden van de cliënt of van derden onder zich verkrijgen, die worden bijgeschreven op een door Actus aangehouden bankrekening (kwaliteitsrekening) bij een door Actus aangewezen bank.

                   Actus is niet aansprakelijk indien deze bank zijn verplichtingen uit de rekeningcourantovereenkomst met Actus niet nakomt.

13.  2.     Over gelden die aan Actus zijn toevertrouwd wordt over de periode dat daarover door Actus rente wordt ontvangen, aan degene te wiens behoeve die gelden worden bewaard een door Actus van tijd tot tijd vast te stellen marktconforme rente vergoed. Op de rentevergoeding en de uitzonderingen zijn van toepassing de voorschriften opgenomen in de artikelen 4 tot en met 7 van de Regeling op het Notarisambt, vastgesteld door de Minister van Veiligheid en Justitie de dato 11 december 2012, Staatscourant 2012, 26483, zoals deze nadien eventueel mochten zijn gewijzigd.

13.  3.     Indien de bank aan Actus negatieve rente over de gestorte gelden van de cliënt of een derde in rekening brengt, komt deze negatieve rente ten laste van de cliënt respectievelijk de derde en wordt de negatieve rente in mindering gebracht op het gestorte bedrag.

Vordering

14.  Een vordering op Actus en/of aan Actus verbonden personen kan geen voorwerp zijn van een cessie en/of een verpanding.

Vernietiging dossiers

15.  1.     Actus en de betrokken notaris hebben het recht om eventuele fysieke dossiers met alle zich daarin bevindende stukken, waaronder begrepen stukken toebehorende aan- of opgesteld door de cliënt of derden, zodra na het sluiten van het betreffende dossier tien (10) jaar zijn verstreken, zonder verdere aankondiging uit de archieven te verwijderen en te vernietigen.

15.  2.     Dossiers en stukken kunnen door Actus ook uitsluitend in elektronische vorm worden bewaard. In dat geval is de in de vorige zin genoemde tienjarige bewaartermijn van toepassing op de betreffende digitale bestanden.

Consumenten

16.  Voor notariële werkzaamheden in opdracht van consumenten gelden nog de volgende voorwaarden:

         a.     de notaris houdt zich aan alle bestaande beroeps- en gedragsregels. In de door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) in overleg met de Consumentenbond en Vereniging Eigen Huis opgestelde consumentenbrochure ‘Spelregels voor notaris en consumenten’ worden deze regels uitgelegd. De brochure is te vinden op www.knb.nl en kan op verzoek ook op papier worden verstrekt; en

         b.     de notaris licht de cliënt tijdig en duidelijk in over de financiële gevolgen van zijn dienstverlening.

Derdenbedingen

17.  De bepalingen van deze algemene voorwaarden die beogen rechten ten behoeve van de aan Actus verbonden personen in het leven te roepen, zijn mede bedoeld als ‘om niet’ gemaakte, onherroepelijke derdenbedingen ten gunste van de aan Actus verbonden personen in de zin van artikel 6:253 lid 4 van het Burgerlijk Wetboek.

Privacyverklaring

18.  Actus is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening. Actus verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met haar privacyverklaring welke is te vinden op www.actusnotarissen.nl.

Klachtenregeling

19.  De Klachten- en geschillenregeling van de KNB is van toepassing op de werkzaamheden verricht door of opgedragen aan Actus en is te vinden op www.knb.nl en www.degeschillencommissie.nl.

Nederlands recht

20.  Iedere rechtsverhouding tussen Actus en de cliënt die voortvloeit uit of verband houdt met de door of namens Actus verrichte of aan haar opgedragen werkzaamheden, wordt beheerst door Nederlands recht.

         Voor zover sprake mocht zijn van een rechtsverhouding tussen een aan Actus verbonden persoon en de cliënt, wordt ook die rechtsverhouding beheerst door Nederlands recht.

Geschillen

21.  Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de door of namens Actus verrichte of aan haar opgedragen werkzaamheden of anderszins de rechtsverhouding met de cliënt betreffen, zijn in eerste aanleg onderworpen aan de exclusieve rechtsmacht van, en worden uitsluitend beslist door, de Rechtbank Amsterdam, tenzij een geschil wordt voorgelegd aan een geschillencommissie en die geschillencommissie bevoegd is daarop te beslissen.

Taal

22.  Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld in de Nederlandse taal en vertaald in de Engelse taal. In geval van een tegenstrijdigheid tussen de Nederlandse tekst en de Engelse tekst of de uitleg daarvan, zijn de algemene voorwaarden opgesteld in de Nederlandse taal bindend.

Aanpassing

23.  Actus kan deze algemene voorwaarden van tijd tot tijd en zonder voorafgaand bericht aanpassen. De aangepaste voorwaarden zijn van toepassing op alle daaropvolgende rechtsverhoudingen met de cliënt.

Titels

24.  De titels in deze algemene voorwaarden dienen ter bevordering van de leesbaarheid. Daaraan kunnen geen rechten worden ontleend.

Heerhugowaard, 14 november 2024.

Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de griffie van de Rechtbank Amsterdam onder nummer 73/2024 op 14 november 2024.